Khoảng tháng 5/2024, chúng tôi đồng loạt nhận được email của GS.TS. Dương Tấn Nhựt về việc thành lập BCH Hội Sinh lý thực vật Việt Nam nhiệm kỳ 2024-2029, mọi người vui vẻ nhận lời, cập nhật lại thông tin cho chính xác… và rất nhanh, Quyết định thông qua BCH Hội có ngay trong tháng 5/2024. Bản thân tôi được giao xây dựng website cũng như tạo email cho Hội và quản lý các tài khoản này ngay sau đó.
BCH Hội đã nhanh chóng xây dựng kế hoạch hành động, trong rất nhiều công việc được liệt kê, nổi bật nhất là công tác tổ chức Hội nghị sinh lý thực vật toàn quốc lần thứ 3 ngay trong đầu năm 2025. Với nhiều kinh nghiệm làm công tác biên tập bài báo, tôi và TS. Lê Thị Vân Anh, nguyên thư ký TC Công nghệ sinh học, được giao công tác xử lý bài báo. Đồng hành cùng chúng tôi có PGS.TS. Đinh Trường Sơn (Trường đại học Sư phạm Hà Nội 1), PGS. TS. La Việt Hồng (Trường đại học Sư phạm Hà Nội 2) và PGS. TS. Hoàng Thanh Tùng (Trường đại học Đà Lạt), đội hình 5 người thừa nhiệt tình nhưng thiếu thời gian.
So với các Hội nghị Công nghệ sinh học toàn quốc mà tôi đã từng tham gia xử lý bài, Hội nghị lần này số lượng bài ít hơn nhưng các bước xử lý thì vẫn giống nhau. Những sự khác biệt chủ yếu đến từ con người và kinh phí tổ chức.
Đầu tiên là con người, chúng tôi đến từ 5 đơn vị khác nhau trải dài từ Bắc đến Nam, mỗi người mỗi công việc và … giờ rảnh khác nhau, nên lâu lâu thấy im ắng là phải lên nhóm zalo tám chuyện cho mọi người không quên nhiệm vụ. Công việc của Hội là tự nguyện, nên không phải lúc nào ai cũng sắp xếp được thời gian để xử lý bài cho kịp.
Do công tác tổ chức không có nhiều kinh phí, nên BTC đã thống nhất từ đầu là không có kinh phí phản biện, trừ khi có phản biện yêu cầu. Vì vậy, khi tiếp nhận bài từ đại biểu, tôi thường phân chia bài cho các thành viên trong nhóm theo hướng đúng chuyên môn, để trong trường hợp không tìm ra phản biện thì mọi người có thể tự phản biện luôn, thực tế có khoảng 1/3 số bài báo do nhóm và GS. Dương Tấn Nhựt trực tiếp phản biện. Bản thân tôi khi mời phản biện thường mời các thành viên trong BCH Hội, hoặc mời ngoài thì đều kèm lời nhắn “phản biện Hội nghị này free nhé”, may mắn là ai cũng vui vẻ nhận lời; nhiều cặp tác giả – phản biện được bê nguyên từ Hội nghị công nghệ sinh học sang Hội nghị lần này.
Để đẩy nhanh tiến độ công việc và tránh dồn quá nhiều việc vào một cá nhân cụ thể, sau khi bản thảo bài báo được phản biện chấp nhận, các bản thảo này sẽ được chuyển cho 12 thành viên của BCH Hội mở rộng để đọc rà soát trước khi gửi cho thư ký biên tập, nhờ đó công tác xử lý bài báo được đẩy nhanh. Việc phân chia bài cũng được tính toán cẩn thận phù hợp với chuyên môn, ai phản biện bài nào thì đọc lại bài đó, và nhiều bản thảo được thêm một vòng phản biện, điều này khác với việc thư ký trực tiếp xử lý bản thảo.
Công tác biên tập bản thảo được thực hiện khẩn trương và cẩn thận, khi thư ký có dấu hiệu quá tải, mọi người lại chia nhau bài để format, vừa giảm tải cho thư ký, vừa tập cho mọi người làm quen với việc format bài báo để có kinh nghiệm lần sau mà … làm tiếp. Sau đó, bản thảo còn được trưởng BTC rà soát kiểm tra lại nội dung, tài liệu tham khảo lần cuối trước khi in.
Việc chấp nhận đăng các bài báo cũng có sự khác biệt, tất cả các bài báo gửi về BTC đều được lập danh danh chấp nhận đăng, với mục đích là để các đại biểu có căn cứ làm các thủ tục tham dự với đơn vị chủ quản sớm. Công tác biên tập các bản thảo được tiến hành song song để các công trình cuối cùng có chất lượng cao nhất.
Nhờ tiến hành khá khẩn trương, công tác biên tập đã hoàn thành sớm với 66 công trình được xuất bản. Bên cạnh công tác đại biểu được đánh giá rất cao, việc hoàn thành cuốn kỷ yếu Hội nghị sớm cũng là một thanh công của BTC nói chung và nhóm thư ký biên tập nói riêng trong thành công chung của Hội nghị.
Hẹn gặp lại tại Hội nghị năm 2027 tại Trường đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh.
TS. Hoàng Tấn Quảng – Viện Công nghệ sinh học, Đại học Huế
